おはようございます。中小企業診断士の竹内幸次です。今日は東京下北沢の中小企業のコンサルティング、東京都八王子市の製造業のコンサルティング、東京都昭島市の製造業のコンサルティングをします。
今日はパソコン内の情報の整理についてです。SSD（solid state drive）の価格が下がっています。今やノートパソコン用の2TBのSSDが4万円で買える時代になりました。
高速大容量になると、どうしてもドライブ内に多くのデータファイルを沢山入れてしまいますよね。中小企業の現場を毎日訪問していますが、以下のような問題を認識している経営者も増えています。
・データの整理ができていないため、データを見つけるにの時間が掛ってしまっている
・簡単にデータを見つけられるようにとデスクトップにファイル自体を置き、デスクトップ画面いっぱいにファイルが配置されている
・簡単にデータを見つけられるようにとデスクトップにファイル自体を置き、デスクトップ画面いっぱいにファイルが配置されている
個人の立場でしたら、それでもどうにかファイルは見つかるのでしょうが、共有フォルダ内に他の従業員が置いたファイルは他人にはなかなか見つけられないものです。
・フォルダに階層を付ける際の社内ルールを決める
・決めないのであれば、パソコン内を常に検索してファイルを探す
・決めないのであれば、パソコン内を常に検索してファイルを探す
かなり多くのファイルが共有フォルダ内にあるという状況の場合、既存の古いファイルをフォルダ階層に整理する手間は相当に大変だと思います。ざくっと、A社員のファイル、B社員のファイルと分けるか、販売、仕入、管理に分けるか、顧客別に分けるか、地域別に分けるか等、検討するようにしましょう。
【関連講演】
2019年3月15日に講演「販路拡大と生産性アップをもたらす中小企業のIT活用・AI活用」を富士商工会議所で行います。